Definición de cierre contable: qué es

Como cada año, todas y cada una de las empresas deben sentarse a la mesa para realizar el cierre del ejercicio contable de los últimos meses; determinar el balance de la sociedad y la cuenta de pérdidas y ganancias, todo con el fin de tramitar los documentos a las administraciones y determinar cuál es su situación en el mercado y la competencia.

Por ello, en EFISCO creemos necesario definir qué es el cierre contable en esta práctica, qué puesto ocupa, la importancia de llevarlo a cabo, y todas las fases anteriores a realizar. ¿Estás preparado? Te daremos todas las pautas.

Importancia de la contabilidad en una empresa

Antes de hablar sobre qué es el cierre contable en el balance y en la cuenta de resultados o de gastos e ingresos, es importante destacar el papel fundamental de la contabilidad en el ejercicio anual de una empresa, y es que esta nos guiará por las diferentes acciones que debemos llevar a cabo en el futuro y sobre qué debemos basarnos.

Hoy en día, debido al avance de las tecnologías y a la digitalización de los departamentos, las plantillas y procesos han ido cambiando y añadiendo aplicaciones y herramientas innovadoras, pero siempre es necesaria la presencia de personal que ingrese los datos en ellas.

¿Qué operaciones son las que hay que contabilizar? Desde las compras y gastos y las ventas e ingresos, hasta las ventas de activos, los sueldos y la seguridad social, las liquidaciones, préstamos y deudas, y todos los movimientos de bancarios y efectivos, entre muchos otros. Pero, ¿qué es el cierre contable?

¿Qué es el cierre contable?

Se trata del proceso por el cual se cancelan todas las cuentas de resultados de una empresa (ingresos, gastos, costes de venta y producción) y se trasladan a las cuentas de balance (activo, pasivo y patrimonio). De esta manera, concluimos que su objetivo es determinar la situación de esta al final del año activo y contar sus ganancias o pérdidas.

Por esto, si los resultados obtenidos son positivos, estaríamos hablando de utilidades y la cuenta de patrimonio aumentaría; en cambio, si el resultado es negativo, hablaríamos de pérdidas en la empresa y la cuenta disminuiría.

Una vez se hayan realizado todos los procesos contables correspondientes, es el momento de realizar los ajustes (depreciación de los activos fijos, amortización de activos intangibles… etc) y las conciliaciones de cuentas bancarias.

Es posible que, durante todo este complicado y detallado desarrollo, surjan errores en las cuentas o se nos olvide documentar ciertas anotaciones, pero es lo normal; solo debes revisarlo de nuevo y reparar ese problema para finalizar el cierre contable.

Fecha de cierre del ejercicio contable en 2020

Una vez que sabemos qué es el cierre contable y qué operaciones se encarga de realizar, debemos tener claras las fechas para que no se nos pase el límite de tiempo para entregar el ejercicio de 2019 en el año 2020.

El Real Decreto-ley 19/2020 del 26 de mayo, por el que se adoptan medidas complementarias en materia agraria, científica, económica, de empleo, y de Seguridad Social y tributaria para hacer frente a la situación del COVID-19 se ha desvinculado ya del Estado de Alarma y se han reanudado los plazos.

• 31 de agosto de 2020: Formulación de las cuentas anuales.
• 30 de septiembre de 2020: Legalización de libros oficiales.
• 31 de octubre de 2020: Aprobación de las cuentas anuales.
• 30 de noviembre de 2020: Depósito de las cuentas anuales.

Esto nos deja con esta última fecha como el plazo máximo para depositar todas las cuentas anuales de 2019, mientras que la aprobación de estas se haya realizado el último día del plazo fijado.

Pasos para realizar el cierre contable de una empresa

A estas alturas, ya no solo vale con saber qué es el cierre contable y cuáles son las fechas de su entrega, sino que ha llegado el momento de ponerlo en práctica y conocer todos los pasos necesarios para conseguir unos resultados óptimos y sin errores.

Por ello, a continuación, desarrollaremos sus principales fases para que las sigas al detalle y no pierdas el ritmo. ¡Adelante!

Balance de sumas y saldos

Se trata del primer paso en el ejercicio contable de una empresa, y consiste en comprobar que todas las cuentas y números coincidan con los reflejados en los libros de registro diarios. Es importante estar atentos en este paso ya que, si nos equivocamos, habrá errores durante todas las operaciones siguientes.

Repasar el cuadro de cuentas del Plan General Contable

El Plan General Contable, publicado en el Boletín Oficial del Estado, ofrece un cuadro contable con una lista de elementos importantes para el ejercicio. Para realizar de forma correcta este último, debemos comprobar cada uno de sus puntos y confirmar que estén bien.

• Grupo 1: Financiación básica
• Grupo 2: Activo no corriente
• Grupo 3: Existencias
• Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales
• Grupo 5: Cuentas financieras
• Grupo 6: Compras y gastos
• Grupo 7: Ventas e ingresos
• Grupo 8: Gastos imputados al patrimonio neto
• Grupo 9: Ingresos imputados al patrimonio neto

Comprobar existencias

Una vez hayamos acabado el año, habrá un número de productos (o existencias) que no se hayan consumido, pero estas también tienen un papel fundamental en el resultado final. ¿Cómo comprobar que todo está bien? Debemos restar lo que no hayamos usado a lo que compramos en su momento, y este número debe coincidir con las existencias.

Reclasificación de deudas y créditos

Se trata, básicamente, de comprobar las deudas que nos quedan por pagar y los créditos que faltan por cobrar y cambiar de nombre de largo a corto plazo aquellas que venzan en el ejercicio siguiente. En qué es el cierre contable, los ajustes previos son tan importantes como las propias cuentas, por lo que debemos prestar especial atención a cada uno de ellos.

Ajustes por periodificación

Debemos tener en cuenta algo, y es que no todos los gastos e ingresos se tendrán en cuenta para el cierre contable. Por ejemplo, aquellas inversiones en elementos que vayan a aprovecharse el próximo año, como el alquiler del local, deberán tenerse en cuenta en el próximo ejercicio.

Regularización de ingresos y gastos

Cuando nos preguntamos qué es el cierre contable, nos referimos a todos los procesos que lo completan, y en ellos el más importante quizá sea la cuenta de pérdidas y ganancias, que nos dará una visión general de la rentabilidad de la empresa ese año.

Se trata de la diferencia entre los grupos 6 y 7 del cuadro de cuentas del Plan General Contable.

Amortizaciones e inmovilizado material

Dentro de qué es el cierre contable, debemos contar también con las amortizaciones y el inmovilizado material, dos aspectos de importancia en la cuenta de resultados.

Cierre de los libros de contabilidad y asientos

Se trata del último paso, que consiste en cerrar todos los libros contables de la propia empresa (libro de inventarios y cuentas anuales) una vez se hayan contabilizado todos los procesos anteriores. Estos deben entregarse a las Administraciones para dejar constancia.

Para finalizar, el contable deberá realizar el asiento de regularización (diferencia entre ingresos y gastos para determinar si la empresa ha tenido pérdidas o ganancias) y el asiento de cierre (registro de todas las cuentas y cierre del ejercicio).

¿Qué diferencias existen con el cierre fiscal?

Si ya sabes qué es el cierre contable, también debes conocer que, a la misma vez que se realiza este, se lleva a cabo el cierre fiscal en la empresa. Pero, ¿de qué trata este? Es un proceso en el que se deben presentar una serie de documentos: el Impuesto de Sociedades, la entrega de los modelos anuales, y la amortización de activos.

No obstante, las fechas indicadas en el anterior cierre contable no serían las mismas para este, por lo que debes consultarlas aparte.

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