Puntos básicos para hacer el cierre contable mensual

¿Te gustaría llevar un control más exhaustivo de los números de tu negocio? A veces, no basta con realizar el ejercicio contable de un año, sino que muchas compañías optan por llevar a cabo un cierre contable mensual con el objetivo de tener una vista más detallada de sus movimientos financieros.

Por ello, en EFISCO hemos pensado que es fundamental que conozcas su importancia, y te ayudamos a detallar este proceso, sus fases y puntos básicos.

¿En qué consiste el cierre contable mensual?

El procedimiento del cierre contable mensual consiste en la recogida y registro de todas las operaciones que ha realizado la compañía durante el ejercicio contable de un mes. De esta manera, conseguimos una idea fiable de los resultados de este periodo de tiempo.

Este ejercicio no es obligatorio, y ni siquiera se habla de él en el plan general de contabilidad, pero consisten en una gran ayuda a la hora de llevar un control exhaustivo de las cuentas de la empresa. A la larga, también permiten que el cierre anual sea mucho más fácil, ya que lo tendremos todo detallado por fases.

Además, supone un apoyo a la hora de presionar a los diferentes departamentos a presentar documentación importante, ya que existiría una fecha límite al mes y no se tendría que buscar todo a final de año.

¿Por qué es importante llevarlo a cabo?

Realizar un cierre contable mensual no solo nos ayuda a llevar un control cada cierto periodo de tiempo, sino que incluso nos permite conocer la evolución del negocio detalladamente y relacionarlo con los resultados de otras etapas.

Para hacer más sencilla esta última tarea, los contables desarrollan gráficos generales e informes fragmentados con el fin de resaltar las diferencias y ser capaces de tomar decisiones consensuadas.

Un dato importante es que los ejercicios no tienen por qué ser exclusivamente mes a mes, sino que también es frecuente realizarlos de forma trimestral o bimestral.

Pasos para realizar un cierre contable mensual

Existen una serie de factores y elementos a analizar cuando queremos desarrollar el cierre contable mensual en nuestra empresa, aunque todo dependerá de las necesidades de cada una y las fechas en las que queramos realizarlo.

Incluso, pueden aprovechar esta situación para cerrar otro tipo de variables fundamentales para comprobar los beneficios del negocio, como determinar el total de horas dedicadas a cada trabajo y los esfuerzos requeridos para ello.

Estaríamos hablando de los siguientes agentes en contabilidad:

Ventas e ingresos

Debemos avisar al área comercial de que, a una determinada fecha, debe haber un recuento de todas las ventas e ingresos que haya realizado la compañía, para tener una idea principal de los movimientos de dinero y productos de ese mes.

Facturas y recibos periódicos

Algunos gastos, como la luz o el alquiler del local, se contabilizan de forma periódica para los resultados finales, y es que es algo que siempre deben tener en cuenta. Por ello, para que no se olviden estas facturas en un cajón, es importante contar con un documento o Excel que las recoja todas e ir confirmándolo una vez se acerca la fecha de cierre contable mensual.

Gastos de personal

En este punto del procedimiento del cierre contable mensual, no solo entrarían los sueldos de la plantilla de la compañía, sino también las comisiones al departamento comercial, los finiquitos y los gastos en Seguridad Social de cada empleado.

Facturas de proveedores

Avisar a los proveedores de tu negocio de que, a una fecha específica, deben haber emitido y enviado todas las facturas de pedidos correspondientes a ese mes. Para ello, una persona de la plantilla puede ser la encargada de revisar y confirmar que ya han sido recibidas todas y cada una de ellas.

Amortizaciones

Aunque creas que es algo absurdo recordar este paso, olvidarse de él es más normal de lo que piensas; no sería la primera vez que se presenta la cuenta de resultados sin haber aplicado las amortizaciones de la empresa.

Administraciones Públicas

Además, no solo podemos olvidar las anteriores cuentas, sino también el pago de ciertos impuestos a las Administraciones Públicas que se han empezado a contabilizar estos últimos meses, como las liquidaciones del IVA o algunas retenciones.

Conciliación de cuentas bancarias

Debemos identificar todos los cargos que se hacen a las cuentas bancarias de la compañía, con el fin de detectar errores de contabilidad, problemas en facturas que no han llegado, o pagos no identificados.

Arqueo de caja

¿Qué es el arqueo de caja en el cierre contable mensual? Este consiste en el análisis y recuento de los bienes y dinero de una entidad o empresa durante un periodo de tiempo, con el objetivo de comprobar que todo lo que se ha contabilizado se encuentre en caja.

A pesar de que parece una lista consensuada y fija, no es necesario seguirla tal cual la vemos, sino que habrá otros elementos que podemos tener en cuenta y que no aparecen en ella. Estamos hablando del control de los gastos fijos, la amortización de los préstamos, y los viajes de los empleados por trabajo.

¿Qué hago después de este ejercicio contable?

Una vez has finalizado el procedimiento del cierre contable mensual, y has comprobado todas las cuentas mediante un balance de sumas y saldos detallado, es el momento de que eches un vistazo general, analices la información, compares los datos, y saques informes específicos.

De esta manera, tendrás la oportunidad de ver el desarrollo financiero de tu negocio y crear un plan económico anual para tomar decisiones inteligentes basándonos en resultados tangibles. La rentabilidad del negocio está siempre en los datos, solo tienes leerlos y saber interpretarlos.

¿Es rentable hacer un cierre contable mensual si tengo una empresa pequeña?

A pesar de lo que solemos pensar, realizar un cierre contable mensual es fundamental si gestionas una pequeña empresa o pyme; y, de hecho, es más importante que en las medianas y grandes compañías.

Pero, ¿por qué? En la primera, el margen entre ganar o perder es más inestable, ya que no manejan cantidades de dinero tan grandes ni una clientela fija; en cambio, en una más grande, no existe diferencia, por ejemplo, entre mantener o despedir a un trabajador. Por ello, es más importante controlar los gastos e ingresos que hacemos en la primera.

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