Cierre contable paso a paso: checklist para cerrar el ejercicio

El cierre contable es el momento en que la contabilidad del año deja de ser un simple registro de facturas y pasa a reflejar la imagen fiel de la empresa a 31 de diciembre. En una asesoría se repite cada enero con decenas de clientes, así que conviene tener un método y seguirlo siempre en el mismo orden. Esta es la checklist de nueve pasos que usamos en la práctica, con un ejemplo de asientos y los errores que más vemos.

Antes de empezar: qué necesitas tener a mano

• Extractos bancarios y de tarjetas a 31 de diciembre.
• Listados de clientes pendientes de cobro y proveedores pendientes de pago.
• Inventario de existencias a fin de ejercicio.
• Cuadro de amortización del inmovilizado, con las altas y bajas del año.
• Cuadros de préstamos y contratos de seguros, alquileres o suscripciones.
• Los modelos de IVA y retenciones presentados durante el año.

Checklist del cierre contable en 9 pasos

1. Revisa el balance de sumas y saldos

Antes de ajustar nada, saca el balance de comprobación y busca lo raro: cuentas con saldo contrario a su naturaleza (una caja en negativo, un proveedor con saldo deudor), cuentas transitorias con saldo y partidas que no se mueven desde hace meses. Cada anomalía suele esconder un asiento mal hecho.

2. Concilia bancos, clientes y proveedores

El saldo de cada cuenta 572 debe coincidir con el extracto bancario a 31 de diciembre. Después, cruza los saldos de clientes (430) y proveedores (400) con los listados de pendientes de cobro y pago. Las diferencias se investigan ahora, no en abril, cuando ya hay que formular las cuentas.

3. Regulariza el IVA

Comprueba que el IVA soportado (472) y el repercutido (477) del cuarto trimestre cuadran con el modelo 303 y que ambas cuentas quedan saldadas contra Hacienda Pública acreedora por IVA (4750) o deudora (4700). Si la empresa aplica la prorrata, toca calcular la definitiva del año y regularizar las deducciones.

4. Dota las amortizaciones

Registra la amortización del ejercicio de cada elemento según su vida útil: cuenta 680 (inmovilizado intangible) o 681 (inmovilizado material) contra la 280 o la 281. Ojo con las altas y bajas del año: solo se amortiza el tiempo que el bien ha estado en funcionamiento.

5. Periodifica ingresos y gastos

Un seguro pagado en octubre que cubre hasta septiembre del año siguiente no es gasto entero de este ejercicio. La parte del año siguiente se lleva a gastos anticipados (480). Lo mismo con los ingresos cobrados por adelantado (485) y con los gastos ya devengados de los que aún no ha llegado la factura.

6. Regulariza las existencias

Con el inventario a 31 de diciembre, se da de baja la existencia inicial y se registra la final (cuentas del grupo 3 contra las de variación de existencias, 61 o 71). Así el coste de lo vendido refleja lo que realmente se ha consumido.

7. Registra los deterioros

Si hay clientes que probablemente no pagarán, primero se reclasifican a clientes de dudoso cobro (436) y después se dota el deterioro: 694 contra 490. Igual con existencias obsoletas o inmovilizado que ha perdido valor. El criterio contable no siempre coincide con el fiscal (por ejemplo, la deducibilidad del deterioro de créditos exige en general que hayan pasado seis meses desde el vencimiento), y esa diferencia aparece en el paso 9.

8. Reclasifica deudas y créditos a corto plazo

La parte de un préstamo a largo plazo que vence en los próximos doce meses pasa a corto (de la 170 a la 520). Es un asiento sencillo que se olvida a menudo y que cambia el fondo de maniobra del balance.

9. Calcula el Impuesto sobre Sociedades y el resultado

Con todo lo anterior hecho, se obtiene el resultado contable antes de impuestos. Sobre él se aplican los ajustes extracontables (gastos no deducibles, diferencias temporarias) para llegar a la base imponible, se calcula la cuota y se registra el gasto por impuesto (6300 contra 4752, descontando retenciones y pagos fraccionados de la 473). Por último, se saldan los grupos 6 y 7 contra la 129 y queda el resultado del ejercicio. Si quieres ver este paso en detalle, lo explicamos en cómo se contabiliza el Impuesto sobre Sociedades.

Ejemplo práctico: asientos de cierre de una pyme

Supongamos una sociedad con estos datos a 31 de diciembre:

• Compró una furgoneta de 30.000 € el 1 de abril, con un coeficiente de amortización del 12,5 % anual: 30.000 × 12,5 % × 9/12 = 2.812,50 €.
• Pagó el 1 de octubre un seguro anual de 1.200 €: 3 meses son gasto de este año (300 €) y 9 meses del siguiente (900 €).
• Un cliente le debe 2.000 € y está en concurso de acreedores.
• De un préstamo a largo plazo, 10.000 € vencen en los próximos doce meses.

El 1 de enero siguiente, la periodificación se revierte (625 contra 480) para que esos 900 € se registren como gasto del nuevo ejercicio.

Errores frecuentes en el cierre contable

• Hacer los pasos en otro orden. Si calculas el impuesto antes de amortizar o de periodificar, tendrás que rehacerlo. Seguir siempre la misma checklist es lo que separa un cierre de tres horas de uno de tres días.
• Amortizar el año completo un bien comprado a mitad de ejercicio. Se amortiza desde su puesta en funcionamiento.
• No revertir las periodificaciones el 1 de enero, lo que duplica o hace desaparecer gastos.
• Confundir deterioro contable y fiscal. El deterioro se registra cuando hay riesgo de impago, aunque fiscalmente no sea deducible todavía; la diferencia se corrige con un ajuste extracontable.
• Olvidar los plazos posteriores al cierre: las cuentas anuales se formulan en los tres meses siguientes al cierre, la junta las aprueba dentro de los seis primeros meses y se depositan en el Registro Mercantil en el mes siguiente a su aprobación. El modelo 200 del Impuesto sobre Sociedades se presenta en los 25 días naturales siguientes a esos seis meses (del 1 al 25 de julio para ejercicios que coinciden con el año natural).

Si además cierras cada mes, el de diciembre es mucho más rápido: te contamos cómo en los puntos básicos del cierre contable mensual. Y si buscas la teoría y el asiento de cierre en sí, lo tienes en el cierre contable: qué es, pasos y asiento de cierre.

Aprende a hacer el cierre con casos reales

En el Curso de Cierre Contable y Liquidación del Impuesto sobre Sociedades de EFISCO practicamos estos nueve pasos con la contabilidad de empresas reales, hasta presentar el modelo 200. Y si quieres dominar también la parte fiscal y laboral de una asesoría, échale un vistazo al Máster en Asesoría Fiscal, Laboral y Contable.

Fuentes: Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007, BOE) · Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades, arts. 13 y 124 (BOE) · Ley de Sociedades de Capital, arts. 164, 253 y 279 (BOE) · Cuenta 436 Clientes de dudoso cobro (Supercontable).