Provisiones de fondos y suplidos: diferencias, factura y contabilidad

Abogados, gestores, procuradores y asesores reciben dinero de sus clientes que no siempre es un ingreso suyo. Distinguir bien tres conceptos evita pagar IVA e IRPF por dinero ajeno.

Provisión de fondos para gastos

Es el dinero que el cliente entrega para que el profesional pague gastos en su nombre: tasas, notario, registro. No es un ingreso del profesional, así que no lleva IVA ni retención, y no se emite factura: basta un recibo o justificante. Cuando se gaste, se rinde cuentas al cliente con los justificantes.

Anticipo de honorarios

Si lo que el cliente entrega es un pago a cuenta de los honorarios, sí es un ingreso. Hay que emitir factura con IVA en el momento del cobro y, si el cliente es empresa o profesional, aplicar la retención de IRPF. Muchas veces llega mezclado con la provisión de fondos: conviene separar las dos partes desde el principio.

Suplidos

Son los pagos que el profesional hace en nombre y por cuenta del cliente, con un mandato expreso, y que luego le repercute. La factura del gasto va a nombre del cliente. En la factura del profesional el suplido aparece aparte, sin IVA ni retención, porque la Ley del IVA lo excluye de la base imponible.

Ejemplo

Un gestor tramita una compraventa. El cliente le entrega 500 euros: 300 para pagar el registro y 200 como anticipo de honorarios.

• Por los 300 euros, recibo sin IVA. El pago al registro, con factura a nombre del cliente, es un suplido.
• Por los 200 euros, factura con IVA y, si el cliente es empresa, con retención.

En contabilidad

La provisión para gastos se registra como una deuda con el cliente, en una cuenta de pasivo propia (por ejemplo, una subcuenta de anticipos por cliente), nunca como ingreso del grupo 7. Los suplidos pagados se cargan contra esa misma cuenta. El anticipo de honorarios sí va a la 438 Anticipos de clientes hasta que se emita la factura final.

El libro registro de provisiones de fondos y suplidos

Los profesionales en estimación directa del IRPF están obligados a llevarlo, junto con los libros de ingresos, gastos y bienes de inversión. Recoge cada provisión recibida y cada suplido pagado, con fecha, cliente e importe. En una inspección, es lo que demuestra que ese dinero no era un ingreso.

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