¿Qué es un balance de comprobación y cómo se puede hacer?

Cualquier empresa que se encuentre activa en el mercado, tendrá la obligación de realizar los respectivos ejercicios y cierres contables anuales, con su correspondiente balance de comprobación de sumas y saldos, para cumplir con sus obligaciones legales de cara a impuestos, retenciones y pagos a Estado.

Pero, ¿qué es exactamente este balance de saldos? ¿Cuál es su procedimiento y a qué parte de la contabilidad responde? En este post de EFISCO, te presentamos una completa guía para que no se te escape nada, y lo lleves a cabo de una forma óptima. ¡Adelante!

¿En qué consiste el balance de comprobación?

El balance de comprobación, también llamado balance de sumas y saldos, es un instrumento de contabilidad que se utiliza para recoger todas las operaciones de una empresa (créditos y débitos) y el saldo de cada una de ellas (deudor o acreedor) para establecer así un resumen del estado financiero de la misma.

Este se crea con el fin de controlar los movimientos económicos de una compañía, y poder dar información en cualquier momento a usuarios externos. Además, una vez realicemos la “partida doble”, debe dar la misma cantidad para confirmar que las cuentas están realizadas correctamente.

Marco legal del balance de saldos

El balance de comprobación de sumas y saldos queda regulado a través del artículo 28 del Código de Comercio (RD del 22 de agosto de 1885), redactado en la Ley 14/2013 del 27 de septiembre de apoyo a emprendedores y su internacionalización.

Este establece el siguiente punto: “El libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales”.

De esta manera se determina que, obligatoriamente, cada tres meses las empresas deben realizar este tipo de balance de comprobación de sumas y saldos para la actualización económica correcta del negocio.

¿Qué debe contener un balance de comprobación?

Te estarás preguntando: ¿qué debemos reflejar en este documento? Un balance de comprobación de sumas y saldos tiene que contener los siguientes datos desarrollados para el mejor entendimiento:

• Nombre de la empresa
• Especificación del balance de sumas y saldos
• Fecha o periodo
• El folio o código, y el nombre de cada cuenta
• El total del saldo deudor y acreedor

Principales objetivos del balance de sumas y saldos

Una vez sabemos su función ¿cuáles son las razones por las que es obligatorio que las empresas lleven a cabo el balance de comprobación cada tres meses? Este, además de reflejar su contabilidad y ejercicios económicos, nos permite mantener un orden y fiabilidad con los números para no caer en errores.

De esta manera, el balance general que llevemos a cabo una vez termine el año, será totalmente verdadero y fiable, y podremos llevar un control más exhaustivo mediante la comprobación de los asientos, y las fichas del Libro Mayor (anual) y el Libro Diario (día a día).

Por lo tanto, el principal objetivo del balance es el de no tener ningún fallo en los saldos de los libros de cuentas.

¿Cómo se lleva a cabo el balance de comprobación de sumas y saldos?

Una vez que ya conoces todos los puntos clave de este procedimiento contable, es el momento de que aprendas cuáles son los pasos para llevarlo a cabo de la manera más rentable posible para la compañía.

El balance de comprobación se realiza, como ya hemos mencionado, por periodos de tiempo (en España, periodos de 3 meses) en los que se controlan y cierran los movimientos financieros y económicos de esas fechas. No obstante, es importante saber que hay dos formas de elaborarlos:

Mediante totales

Utilizando este método, se registran los diferentes movimientos de un periodo de tiempo concreto en el Libro Mayor, designando los nombres de cargos y abonos, y estableciendo las fechas de las cuentas; a partir de ahí, debemos confirmar que los saldos deudores y acreedores coincidan.

Mediante saldos

Por otro lado, mediante este método, debemos determinar el saldo de cada una de las cuentas tras haber procedido a cerrar los asientos contables; este será la diferencia entre el deber y el haber (deudor y acreedor).

De esta manera, y como acaba el anterior método, es fundamental que la suma de las cuentas del saldo deudor sea igual a la suma de las del saldo acreedor. Solo así sabremos que todas han sido desarrolladas y cerradas de forma correcta.

Tipos de balances: de situación, de pérdidas y ganancias, y abreviado

En EFISCO, creemos importante resaltar que, además del balance de comprobación, existen otra serie de balances con un papel a destacar en la contabilidad de una empresa: el de situación, el de pérdidas y ganancias, y el abreviado. Sin embargo, ¿de qué trata cada uno?

El balance de situación es aquel que se encarga de dejar claro en todo momento cuál es la situación económica de una compañía, a través de cuentas y datos específicos sobre sus movimientos. El segundo es el que comprueba si esta está sufriendo más pérdidas o ganancias, y el abreviado el que hace una estimación completa de ello.

Diferencias entre el balance de comprobación y el de situación

Una vez que procedamos a realizar el balance de comprobación de sumas y saldos, no podemos confundirlo con el de situación, ya que son trámites completamente diferentes entre sí.

Mientras que el de sumas y saldos se centra en la comprobación de que el saldo acreedor y deudor son los mismos, el de situación recoge también los activos, pasivos y el neto patrimonial, pero sin reflejar el haber y el deber. Además, reúne todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía para mostrar los saldos reales agrupados y comparar ejercicios económicos.

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