Qué es un albarán, qué datos lleva y por qué hay que guardarlo

El albarán es el documento que acompaña a la mercancía y que firma quien la recibe. No es una factura ni sirve para deducir el IVA, pero es la mejor prueba de que la entrega se hizo y de qué se entregó.

Qué datos lleva

• Datos del proveedor y del cliente.
• Número y fecha del albarán.
• Descripción y cantidad de lo entregado.
• Precio, si es un albarán valorado.
• Firma, nombre y DNI de quien recibe la mercancía, y fecha de recepción.

Albarán y factura

La factura es el documento que tiene efectos fiscales. Es habitual que un proveedor emita varios albaranes durante el mes y una única factura recapitulativa al final, que debe enumerar los albaranes que incluye.

Por qué guardarlo

• Para cuadrar las facturas. Antes de pagar, se comprueba que lo facturado coincide con lo recibido.
• Para reclamar. Si llega mercancía dañada o incompleta, la anotación en el albarán es la base de la reclamación.
• Para el inventario. Las entradas y salidas de almacén se registran a partir de los albaranes.
• Ante una inspección. Junto con la factura y el pago, demuestra que la operación es real.

Cuánto tiempo

El Código de Comercio obliga a conservar durante seis años la documentación que justifica la contabilidad, y los albaranes forman parte de ella. Pueden guardarse en formato digital si se garantiza que la copia es fiel al original.

En el curso de Casos prácticos de contabilidad y fiscalidad con A3 trabajamos con albaranes, facturas y pagos reales para cuadrar compras y proveedores.